Gastrokasse Test – Beste Gastrokassen zum Kaufen im Vergleich

Die Gastronomie ist ein Arbeitsbereich in dem es oftmals schnell und etwas hektisch zugeht. Gäste kommen und gehen, Bestellungen müssen aufgenommen werden um sie an die Küche oder den Thekenbereich weiterzuleiten und gleichzeitig möchten anderen Gäste bereits zahlen. In früheren Zeiten, in welcher noch der Block und ein Stift des Kellners Freund waren, führte das oftmals zu Fehlern. Diese bezogen sich vor allem auf das Zusammenrechnen von Rechnungen, die Erinnerung daran welche Speisen und Getränke verzehrt worden sind, oder die Frage wieviel die Gerichte eigentlich kosten. Das ist der wohl wichtigste Grund dafür sich eine richtige Gastrokasse für die eigenen Gastronomie zu besorgen. Besitzt man diese können viele Vorgänge durch das Kassensystem gesteuert werden, was einem vielleicht auf den ersten Blick nicht einmal so bewusst ist. In erster Linie dient das Kassensystem natürlich der Aufnahme und Weiterleitung von Bestellungen, sowie dem Erstellen von Rechnungen.

Bei modernen Kassen wird ein sogenannter Tisch für die jeweiligen Kunden angelegt, welcher durch eine Nummer gekennzeichnet ist. Auf diesen Tisch werden alle Speisen und Getränke gebucht, welche die Gäste während ihres Aufenthaltes zu sich nehmen. Richtig gute und moderne Gastrokassen besitzen dann noch zusätzlich die Split Funktion. Diese kommt zum Tragen, wenn nun die Gruppe am Tisch einzeln bezahlen möchte. Denn hierbei kann man aus der Gesamtrechnung einzelne Positionen herausnehmen und Einzelrechnungen für die jeweiligen Kunden erstellen. Gastrokassen kann man sich in unterschiedlichen Varianten bei unterschiedlichen Herstellern kaufen. Dabei gibt es eine Vielzahl von Funktionen, welche eine Gastrokasse erfüllen sollte um im laufenden Betrieb auch wirklich eine Hilfe sein zu können. Beim Einkauf kann man auf den Online- oder Fachhandel zurückgreifen und bei beiden Optionen eigene Vorteile genießen.

Wir haben hier auf dieser Webseite die wichtigsten Informationen rund um die Gastrokasse für sie zusammengetragen, damit sie bereits vor dem kaufen einen Überblick über die wichtigsten Aspekte erhalten können.

Was ist eine Gastrokasse?

Bei einer Gastrokasse handelt es sich um ein elektronisches Gerät, mit einer entsprechenden Software die es möglich macht gastronomische Abläufe besser zu koordinieren. Dabei kann man auf verschiedene Modelle von Gastrokassen zurückgreifen. Heutzutage werden in der Gastronomie die Gastrokassen vielseitig genutzt. Sie dienen nicht nur dem Buchen und Abrechnen von Speisen und Getränken, sie können zugleich auch als Informations- oder Bestellsystem genutzt werden. Dabei sind die jeweiligen Funktionen davon abhängig, wo die Gastrokassen eingesetzt werden. Man unterscheidet hier hauptsächlich zwischen der normalen Gastronomie, welche mit Tischen funktioniert, oder der Systemgastronomie bei der die Bestellung und Bezahlung direkt im Thekenbereich abgewickelt wird. Im gastronomischen Betrieb ist es erforderlich, dass man Speisen und Getränke auf einen Tisch, der mit einer Nummer benannt wird, buchen kann. Dabei werden alle Bestellungen der gesamten Kunden zunächst auf denselben Tisch gebucht. So weiß jeder Restaurantfachangestellte sofort an welchen Tisch die Speisen und Getränke zu liefern sind, auch wenn er gerade einem Kollegen helfen möchte.

Die erstellten Bons werden oftmals direkt mit der Küche oder dem Thekenbereich verbunden, so dass die Küche ihre eigenen Bons erhält um sofort mit der Speisenzubereitung beginnen zu können. Dabei können die Gastrokassen selbst mit Tasten oder einem Touch Screen betrieben werden. Wenn die Gäste zahlen möchten, hat man die Möglichkeit die Gesamtrechnung als Sammelbon auszudrucken. Oder man nutzt die Split Funktion, welche es einem möglich macht die Gäste dann einzeln abzurechnen, indem man die gewünschten Positionen der Gesamtrechnung entnimmt und als separate Rechnung ausdruckt. Wenn man ein wirklich gutes Kassensystem bei der Gastrokasse besitzt, dann kann man noch mehr Funktionen nutzen. Es ist möglich Gutscheine zu verwalten, Kunden zu verwalten, Stationen zu erstellen, und jederzeit auch zu ersehen ob noch offene und unbezahlte Tische vorhanden sind. Das ist beim Schichtwechsel innerhalb der Gastronomie von besonderer Wichtigkeit, denn diese Tische müssen vorher abgerechnet oder vom nachfolgenden Kellner übernommen werden. Gleichzeitig kann man viele Gastrokassen nutzen um eine Zeiterfassung möglich zu machen, oder auch Statistiken und Belege für das Finanzamt zu erstellen.

Aus welchen Bestandteilen setzt sich eine Gastrokasse zusammen?

Die Hardware

Die Software

Die Software ist das Programm mit welchen die Gastrokasse betrieben wird. Oftmals können diese direkt mit dem Warenwirtschaftssystem oder der Buchhaltung verbunden werden.

Der Bon Drucker

Seit dem Jahr 2016 besteht die Verpflichtung einen Bon Drucker zu besitzen. Dabei gibt es Gastrokassen die bereits beim Buchen eine Unterteilung der Bestellung in Küchen- und Thekenbereich vornehmen und die Bon Drucker im jeweiligen Arbeitsbereich aktivieren, was den Kellern Laufarbeit erspart.

Welche Funktionen sollte eine gute Gastrokasse bieten?

• Möglichkeit Routineabläufe zu automatisieren
• Bon Druck und Rechnungserstellung
• Anbindung an Bankomaten
• Erstellen von Rabatten, Gutschriften, Umtausch oder möglicher Reklamation
• Überprüfung und Änderung von Preisen
• eigenständige Eingabe neuer Produkte
• Buchhaltung
• Warenwirtschaftssystem
• Erfüllung von Bestellungen und Buchungen
• Split Funktion für die Erstellung von Einzelrechnungen
• Möglichkeit zur Auswertung der verkauften Speisen und Getränke
• Tagesabschluss Erstellung
• Zeiterfassung von Mitarbeitern

Bargeldlade

Diese sind nicht allen Gastrokassen enthalten, allerdings ganz hilfreich für den täglichen Betrieb.

Anwendung

Vorteile einer Gastrokasse

Nachteile einer Gastrokasse

Welche Arten von Gastrokasse gibt es?

Die nummerische Kasse

Bei der nummerischen Gastrokasse handelt es sich um ein Modell, das man nur noch seltener vorfindet. Denn es ist nur in der Lage Zahlen auszugeben. Sicherlich sind diese Modelle auch preiswerter als anderes. Leider bieten sie aber nur weniger Leistungen und Funktionen auf die man zurückgreifen kann. Sie entsprechen oftmals den heutigen gesetzlichen Bestimmungen nicht mehr. Es ist nicht möglich dass man damit Quittungen oder Rechnungen erstellen kann, weil keine einzelnen Artikel in Wortform wiedergegeben werden.

Die Alphanummerische Kasse

Besitzt man eine alphanummerische Kasse so hat man mit dieser die Möglichkeit zu den Preisen auch einen entsprechenden Text einzugeben. Die meisten dieser Kassen sind zudem in der Lage den Nettobetrag und die Umsatzsteuer aufzeigen zu können. Manche Modelle kann man zudem auch mit einem Scanner für Barcodes betreiben. Schließt man sie zusätzlich an einen PC an, können sie die Anforderungen an Registrierkassen durchaus erfüllen.

Das PC Kassensystem

Beim PC Kassensystem handelt es sich um die modernste Form der Gastrokasse. Dabei gibt es den PC, den Kassendrucker, die Bedienanzeige, den Kundendisplay, den Bon Drucker und die Kassenschublade. Oftmals werden diese Systeme auch durch einen Touchscreen betrieben. PC Kassensysteme bieten den Vorteil, dass sie als manipulationssicher angesehen werden.

Worauf sollte ich beim Kaufen einer Gastrokasse achten?

Auf welche Kaufkriterien sollte ich achten?

Wenn man sich eine Gastrokasse kaufen möchte, sollte man im Vorfeld einige wichtige Aspekte beachten um auch wirklich ein geeignetes System für den eigenen Betrieb finden zu können.

Der Hersteller

Wer sich eine Gastrokasse kaufen möchte, sollte sich dabei ein Modell von einem Hersteller suchen, welcher auf diesem Gebiet bereits bekannt ist. Denn diese Hersteller kennen sich mit den Anforderungen in der Gastronomie bestens aus, und erstellen entsprechende Lösungen um den gesamten Ablauf zu erleichtern.

Angaben für das Finanzamt

Im Jahr 2017 wurden Gesetzesvorgaben erstellt, welche eine Gastrokasse zu erfüllen hat. Sie müssen den GoBD erfüllen, sobald ein elektronisches oder auch digitales Kassensystem eingesetzt wird. Dabei ist es notwendig, dass alle Bareinnahmen, Geschäftsvorfälle, Umsätze und Daten in der Kasse ohne Lücken und ohne Änderungen aufgezeichnet werden. Denn diese elektronischen Daten werden vom Finanzamt genutzt. Man muss alle Daten auf ein entsprechendes Medium abspeichern um sie den Finanzbeamten jederzeit zugängig zu machen. Diese Daten muss man für mindestens 10 Jahre aufbewahren.

Diese Aspekte muss eine Gastrokasse für das Finanzamt erfüllen:

• mögliche Programmabrufe nach Preisänderungen
• Kassenbüchereinsicht
• Originalbelege
• Bedienungsanleitung
• Protokolle über die Verkäufe sowie die einzelnen Verkäufer
• Einweisungen zur internen Kassenprogrammierung
• das Ausdrucken eines Z- Bons , was der Tagesabschluss aller getätigten Verkäufe darstellt
• Sicherheit gegen mögliche Manipulationen
• Grundlagen zur Kalkulation

Die Bedienbarkeit

Gerade bei der Erstanaschaffung einer Gastrokasse ist es sehr wichtig, dass man sie auch bedienen kann. Denn erweist sich das Gerät als zu kompliziert, nutzt es einem einfach nichts. Bereits beim Kaufen sollte man sich darüber informieren, ob vom jeweiligen Hersteller auch ein Telefon Support angeboten wird. Dabei sollte man auch dessen Arbeitszeiten genauer betrachten. Sicherlich ist es auch möglich bei vielen Herstellern eine Schulung für sich selbst und die Mitarbeiter zu bestellen, doch dies ist dann auch mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Die Möglichkeit Produkte selbst eingeben zu können

In vielen gastronomischen Betrieben findet man eine Standardkarte und diverse Aktionskarten vor. Andere Betriebe ändern ihre Speisekarten ganz pro Quartal. Deshalb ist es besonders wichtig, dass man selbst die Möglichkeit hat Produkte neu anlegen oder auch Preise ändern zu können. Ist man dafür immer auf einen Spezialisten angewiesen kann diese sehr zeit- und auch kostenintensiv werden.

Die gebotenen Funktionen

Bereits vor dem Kaufen einer Gastrokasse sollte man deren Funktionen genauer betrachten. Denn diese können den gastronomischen Alltag enorm erleichtern. Wichtig sind natürlich die täglichen Buchungen auf Tische und die Split Funktion, welche die meisten Gastrokassen standardmäßig bieten. Man kann aber auch eine Zeiterfassung integriere, Statistiken erstellen  lassen oder eine Lagerverwaltung mit dem Kassensystem verbinden.

Der mögliche Anschluss von anderen Geräten

Der Platz

Eine Gastrokasse sollte auf keinen Fall zu viel Platz benötigen, damit man sie aufstellen kann. Kleinere Geräte bieten ebenfalls den vollen Funktionsumfang, erweisen sich aber nicht als zu störend im Gesamtbild des gastronomischen Betriebes.

Der Telefon Support

Sollte vom Hersteller ein Telefonsupport angeboten werden, muss man darauf achten, dass dieser auch wirklich kostenfrei ist. Denn diese Art Support sollte bei jedem guten Kassensystem verfügbar sein, weil man gerade zu Beginn immer mit Anfangsschwierigkeiten rechnen muss.

DIE E131 Bescheinigung

Wenn man vom Hersteller die E131 Bescheinigung erhält, dann bestätigt dieser dass die Gastrokasse den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Bei einer Kontrolle durch das Finanzamt muss man diese Bescheinigung auch vorweisen können.

Die Nutzbarkeit

Vor dem Kaufen einer Kasse sollte man hinterfragen, ob diese auch von mehreren Geräten aus nutzbar sein kann. Denn es gibt Kassensysteme die man mit dem eigenen Netzwerk verbinden kann um die Daten auslesen zu können.

Sind mobile Geräte enthalten?

Viele der Gastrokassen die man heute erwerben kann, können durch einen Zusatz betrieben werden. Dies beinhaltet ein mobiles Gerät, in welches der Kellner die Bestellung direkt eingeben kann. So entfällt das Aufschreiben von Bestellungen auf einem Block, was auch mögliche Fehler bei der Bestellaufnahme verringert.

Service der Hersteller

Ebenso wichtig ist die Frage ob der Verkäufer einen Aufstellservice anbietet, der die ersten Anschlüsse der Kasse übernimmt. Dies sollte im Preis enthalten und nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

Der Preis

Der Preis der Gastrokasse ist stark abhängig davon, welche Funktionen das Wunschprodukt denn bieten muss. Zudem spielt es eine Rolle ob die Kasse auch mit anderen Systemen und Zusatzgeräten verbunden werden sollte.

Bekannte Hersteller von Gastrokasse

Wo soll ich meine Gastrokasse kaufen

Wer sich eine Gastrokasse kaufen möchte, kann hierfür auf den Online- oder Einzelhandel zurückgreifen. Beide Einkaufsmöglichkeiten offerieren eigene Vorteile für die Kunden.

Gastrokasse im Fachhandel kaufen

Möchte man sich die Gastrokasse im Einzelhandel kaufen, so muss man zunächst ermitteln wo man ein entsprechendes Fachhandelsgeschäft vorfinden wird. Dann ist eine Anreise unter Berücksichtigung der Ladenöffnungszeiten erforderlich. Hält man sich im Fachhandel auf, so hat man die Möglichkeit sich die Kassen anzusehen und sich eine tatsächliche Vorstellung von der Größe zu machen. Hier sollte man vorab auch daran denken, dass man genug Platz  für die Kasse nach dem Einkauf für deren Transport hat. Mit dem Fachhändler kann man über die möglichen Funktionen und Vorteile der verschiedenen Kassenmodelle sprechen. Man kann hinterfragen ob auch alle gesetzlichen Standards erfüllt werden. Zeitgleich sollte man abklären, wie der Erstaufbau oder die spätere Wartung erfolgen. Die Serviceleistungen sollten in jedem Fall einen Telefon Support beinhalten, damit man bei einem Fehler nicht den laufenden Betrieb dauerhaft lahm legen wird.

Gastrokasse im Onlinehandel kaufen

Beim Onlineeinkauf der Gastrokasse hat man zunächst den Vorteil, dass man seine Bestellung zu jeder Uhrzeit an jedem Tag tätigen kann. Sollte die Bestellung am Wochenende getätigt werden, verlängert sich die Lieferzeit allerdings entsprechend. Man sollte sich Online genug Zeit zur Prüfung der Funktionen nehmen und sich alle Informationen sehr genau durchlesen. Denn es spielt eine Rolle, ob man Zusatzgeräte anschließen kann, welche Funktionen die Kasse bietet und ob sie alle Finanzamt relevanten Anforderungen erfüllen wird. Ebenso wichtig ist es, dass auch hier ein Telefon Support mit angeboten wird, der im Idealfall kostenlos sein sollte. Durch die Onlinebestellung erfolgt die Lieferung nach der Zahlung einfach und bequem an die angegebene Wunschadresse. Dennoch sollte man sich vorher darüber informieren, ob die Erstinstallation vor Ort durch den Hersteller angeboten wird. Online hat man den Vorteil, dass man eine weitaus größere Auswahl vorfinden wird, als es im Einzelhandel gegeben ist. Auch die Preise erweisen sich in den meisten Fällen als günstiger. Wer noch nicht genau weiß, welche Kasse er wählen soll, kann sich in Vergleichsportalen über die Vor- und Nachteile der möglichen Modelle genauer informieren.

FAQ

Wurde ein Gastrokasse von der Stiftung Warentest getestet?

Zum Thema Gastrokasse liegen bei der Stiftung Warentest keine Ergebnisse vor.

Was bedeutet die GoBD für Gastronomen?

Durch die GoBD werden alle gesetzlichen Anforderungen festgelegt, welche für eine ordentliche Buchhaltung eingehalten werden müssen. Dies bezieht sich vor allem darauf wie man elektronische Dokumente und Daten aufzuheben hat. Durch die GoBD kann es sein, dass gerade ältere Kassen ausgetauscht werden müssen, weil sich die gesetzlichen Bestimmungen immer wieder ändern. Moderne elektronische Kassen hingegen, erfüllen die Anforderungen in der Regel schon.

Wichtig: Das ist ab 2020 zu beachten:

Nun muss man aber bedenken, dass dies nur jene Gastronomen betrifft, welche tatsächlich eine elektronische Gastrokasse führen. Hier muss man auch alle Stornobuchungen übersichtlich aufheben, damit diese Vorgänge später noch nachvollziehbar sind. Gerade Stornos ohne Dokumentation erwecken beim Finanzamt sofort den Manipulationsverdacht. Besitzt man bisher eine offene Ladenkasse muss man auch einige Daten aufheben und schriftlich festhalten.

Dazu gehören:

• der tägliche handschriftliche Kassenbericht
• Kassenbestand des Vortages
• Ausgaben
• Barentnahmen
• Bareinnahmen
• Tageseinnahmen

Dabei muss man wissen, dass ein Kassenbericht nicht das gleiche ist, wie das Führen eines Kassenbuches. Der Kassenbericht bezieht sich nicht auf alle Ein-und Ausgaben des Gastronomen, wie es beim Kassenbuch der Fall ist. Stattdessen werden nur alle Vorgänge dokumentiert, welche das Kassensystem selbst betreffen.

Was gilt es zu beachten, wenn man eine Gastrokasse richtig führen möchte?

• Barzahlungen gehören in den Kassenbericht
• man muss jederzeit den tatsächlichen Bestand in der Kasse ersehen können, wenn ein Buchprüfer kommt
• die Aufzeichnungen müssen lückenlos erfolgen
• beim außer Haus Verkauf erfolgt nur eine Versteuerung von 7 Prozent. Diese Belege sind getrennt von den In-House Belegen aufzubewahren

Was ist bei einer Kassenschau zu beachten?

Wer einen gastronomischen Betrieb führt muss jederzeit damit rechnen, dass das Finanzamt zu Besuch kommt. Das ist kein Grund zur Panik, wenn man entsprechend vorbereitet ist. Hier muss man alle Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen zur Verfügung stellen. Ebenso muss man einen elektronischen Datenzugriff zulassen. Man sollte wissen dass es den Prüfern nur unter besonderen Umständen gestattet ist die Privaträume des Gastronomen zu betreten. Dies ist der Fall wenn der Verdacht entsteht, dass eine „dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“ besteht. Sollten die Unterlagen sich zum Zeitpunkt der Prüfung bei einem Dritten, wie dem Steuerberater befinden, muss auch dieser Zugang zu den Daten gewähren. Ebenso sollte man wissen, dass der Kassenbetrieb immer in der Öffentlichkeit stattfindet. Das gibt den Finanzbeamten auch die Möglichkeit im Vorfeld als Kunden Testkäufe durchzuführen um zu beobachten ob alle Vorgänge ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Was wird vom Finanzamt verlangt?

Zuerst einmal muss die elektronische Gastrokasse einen Z-Bon ausdrucken können. Dieser wird immer am Tagesabschluss ausgedruckt und gibt alle Vorgänge der Kasse wieder, welche über den Tag hinweg durchgeführt worden sind. Nach dem Ausdrucken des Z- Bons wird die Kasse wieder auf null gesetzt. Dabei sollte man wissen, dass die Z-Bons durch durchlaufende Nummer gekennzeichnet sind, was Manipulation hier auch unmöglich macht.

Zudem muss der Z-Bon noch weitere Angaben enthalten:

• Geschäftsname
• Uhrzeit und Datum der Bon Erstellung
• die Z-Nummer
• alle Bruttoeinnahmen des Tages
• alle Stornierungen des Tages
• Bestätigung der Zurückstellung auf Null

Fazit

Die Anschaffung einer Gastrokasse sollte mit einigen Überlegungen verknüpft sein. Denn hier kann man sich zwischen vielen unterschiedlichen Modellen und Systemen entscheiden. Wer sich eine Gastrokasse kaufen möchte, sollte zunächst sicher gehen, dass diese auch alle gesetzlichen Vorgaben durch das Finanzamt erfüllt. Zudem muss man sich versichern, dass die Wartung und ein Telefon Service durch den Anbieter geboten werden. Denn die Gastrokasse soll dem Gastronomen die Arbeit erleichtern und nicht noch komplizierter machen, weil sie plötzlich einen Fehler aufweist und man nicht weiß was man zu tun hat. Ebenso wichtig ist es, ob man die Gastrokasse mit anderen externen System oder Geräten verbinden kann. Durch den Kauf einer Gastrokasse, kann man sich mit den entsprechenden Funktionen viel Geld sparen. Unleserliche Zettel durch den Kellner, gehören genau wie Abrechnungsfehler der Vergangenheit an. Einige Modelle bieten auch eine Zeiterfassung und ein Warenwirtschaftssystem was zusätzliche Informationen für den Gastronomen bietet. Die modernste Gastrokasse die man erwerben kann, ist das PC Kassensystem. Hierbei kann man sich ganz sicher sein, dass man die gesetzlichen Standards erfüllt und auch einer Prüfung durch das Finanzamt standhalten kann.