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Handelskasse Test – Beste Handelskassen zum Kaufen im Vergleich

Handelskasse kaufenDer Einzelhandel beinhaltet einen großen Aufgabenbereich, in dem man ausgesprochen viel Verantwortung tragen muss. Man muss Kunden bedienen, Regale neu bestücken, Verkäufe tätigen und diese dann auch abrechnen. Dabei kann es auch mal sehr hektisch zugehen, was das Entstehen von Fehlern stark begünstigt. Sicherlich können Fehler passieren, doch sobald das die finanziellen Aspekte betrifft können Arbeitgeber durchaus auch ungehalten werden. Deshalb ist es ausgesprochen wichtig, dass man sich eine Handelskasse kauft, welche die Vorgänge innerhalb eines Betriebes vereinfacht. Mit Hilfe der Handelskasse kann man Buchungen vornehmen, indem man die unterschiedlichen Produkte vorher eingescannt hat und Rechnungen erstellen, bei denen keine Fehler mehr durch falsches Zusammenrechnen unter Stress passieren können. Ebenso kann man bei Kundenfragen ermitteln, was ein Produkt kostet, wenn dies nicht ausreichend ausgezeichnet worden ist. Dabei arbeitet der Handel meistens mit Scannern, mit denen man einen Code einscannen und die entsprechende Summe ersehen kann. Der Scanner vereinfacht das Abrechnen auch, da man keine Artikel mehr eingeben oder Produkte auf der Kasse suchen muss.

Das erspart den Kunden und den Kassenbediensteten dann enorm viel Zeit. Gerade in Stoßzeiten beim Einkaufen, wie es an Weihnachten der Fall ist, kann dieser Vorteil sich ausgesprochen geschäftsfördernd auswirken, weil mehrere Kunden innerhalb eines recht kurzen Zeitraumes abgerechnet werden können. Eine wirklich gute Handelskasse kann aber durchaus auch noch mehr Funktionen bieten. So kann man sie zum Beispiel recht unkompliziert mit der entsprechenden Software so ausstatten, dass sie zudem eine Zeiterfassung der Mitarbeiter möglich macht um deren Stunden mühelos berechnen zu können. Eine andere Variante ist, dass man die Kasse mit einem Warenwirtschaftssystem versieht, was einem ermöglicht, dass man schnell ersehen kann, welche Bestände noch vorhanden sind und wann Bestellungen getätigt werden müssen. Die Handelskasse muss dabei so konzipiert sein, dass sie auch von allen Mitarbeitern nach einer kurzen Einweisung bedient werden kann.

Wir haben hier nach eingehender Recherche auf der Webseite alle wichtigen Informationen rund um die Handelskasse für sie zusammengetragen um ihnen vor dem Kaufen bereits einen umfassenden Überblick geben zu können.

Handelskasse kaufen Vergleich

 

Was ist eine Handelskasse?

Eine Handelskasse ist ein elektronisches Gerät. Dabei muss man allerdings zwischen verschiedenen Modellen unterscheiden. Einige Handelskassen funktionieren noch durch manuellen Tastendruck, während andere schon durch einen entsprechenden Touchscreen betrieben werden. Meistens muss die Handelskasse eine Software besitzen um verschiedene Funktionen erfüllen zu können. Mit Hilfe der Handelskasse wird es einfacher gemacht Rechnungen zu erstellen und auch den Abrechnungsvorgang durchführen zu können. Man bucht die entsprechenden Artikel welche ein Kunde kaufen möchte. Oftmals wird diese durch das Einscannen eines Strichcodes vereinfacht, welcher die bereits eingegebenen Preise ideal erkennen kann und diese dem Produkt zuordnet. Diese Scanner können entweder so gestaltet sein, dass man das Produkt darüber ziehen muss oder man besitzt einen Handscanner den man selbst auf den Strichcode auflegt. Danach werden alle Beträge zusammengerechnet. Viele Handelskassen besitzen hierbei die Funktion, dass man die Bargeldsumme welche der Kunde einem dann gibt eingeben kann. Automatisch wird die Rückgabesumme errechnet und auch in einem Display für den Kunden deutlich lesbar eingeblendet.

So gehören Rechnungsfehler der Vergangenheit an. Da im Einzelhandel auch oft eine Kartenzahlung durchgeführt wird, besitzen die modernen Handelskassen auch eine Funktionstaste die es dem Bediener ermöglicht zwischen einer Barzahlung und einer Kartenzahlung zu wählen. Das Kartenterminal ist dann mit der Kasse verbunden, so dass die Kasse die Summe auch als gebucht ansehen kann, selbst wenn kein Bargeldeingang zu verzeichnen ist. Dabei kann die Handelskasse aber noch vielseitiger eingesetzt werden. Denn die heutigen Softwarelösungen bedenken viele Faktoren, die im Einzelhandel wichtig sind. So besteht die Möglichkeit eine automatische Zeiterfassung für die Mitarbeiter einzurichten. Diese geben bei Arbeitsbeginn ihren Code ein und die Kasse erfasst die Zeit. Bei Arbeitsende wird der Vorgang dann wiederholt. So hat der Vorgesetzte immer einen Überblick darüber, wann die Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet haben und kann die Stundenabrechnung dementsprechend einfacher vollziehen. Zu den Zusatzfunktionen gehört zudem die Verbindung mit dem Warenwirtschaftssystem.

Dadurch kann ermittelt werden, wie viele Artikel einer Produktgruppe verkauft worden sind, wie viele noch auf Lager sind und wann man eine Bestellung durchführen muss. Bevor man sich eine Handelskasse kaufen kann, sollte man sich auf jeden Fall über die möglichen Zusatzfunktionen informieren, denn diese können den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Am Ende des Tages druckt jeder Mitarbeiter seinen Z-Bon aus. Dieser beinhaltet alle getätigten Verkäufe, alle Stornos und Kartenzahlungen werden separat abgerechnet. Dadurch kann der Mitarbeiter seine interne Abrechnung durchführen und den Kassenbestand kontrollieren. Denn es können auch immer Fehler beim Ausgeben des Geldes geschehen. Auch der Vorgesetzte hat zu jeder Zeit die Gelegenheit einen Zwischen Bon der Abrechnung zu drucken, wenn er den Verdacht hat das ein Mitarbeiter Diebstahl begeht oder sich ständig bei der Geldausgabe verrechnet. Dann kann er den Kassenbestand kontrollieren und wird feststellen ob die Bargeldsumme mit den Buchungen übereinstimmt. Die Handelskasse gibt also auch den Vorgesetzten eine Kontrollmöglichkeit und Sicherheit.

Wie ist eine Handelskasse aufgebaut?

Prinzipiell setzt sich eine Handelskasse aus unterschiedlichen Aspekten zusammen, die alle erforderlich sind um einen reibungslosen und vereinfachten Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Die Software

Für den Betrieb einer guten Handelskasse ist eine entsprechende Software erforderlich. Nur durch diese wird es möglich gemacht, dass man die Preise verschiedener Produkte in Kombination mit dem Strichcode in die Kasse eingeben kann um sie dann beim Abrechnen auslesen zu können.

Die Hardware

Zu der Hardware einer Handelskasse gehören ein Monitor, oder ein Bedienfeld. Diese können manuell oder durch einen Touchscreen bedient werden. Zudem gibt es bei modernen Kassen einen Tower in dem auch Speichermedien vorhanden sind. Des Weiteren benötigt man einen Scanner oder andere Lesegeräte.

Der Bon Drucker

Im Jahr 2016 wurde festgelegt, dass beim Betrieb einer Kasse auch die Verpflichtung besteht, dass man einen entsprechenden Bon Drucker besitzen muss um dem Kunden einen entsprechenden Beleg über den getätigten Einkauf zukommen zu lassen.

Zusätzliche externe Geräte

Gerade im Handel ist die Kartenzahlung kaum noch wegzudenken. Dementsprechend muss in Kassennähe ein Kartenterminal vorzufinden sein. Dieses wird mit der Kasse verbunden, damit diese auch Kartenzahlungen wahrnehmen und Rechnungen dann schließen kann.

Folgende Funktionen sollte ihre Handelskasse im Idealfall besitzen:

  • Vereinfachung der allgemeinen Arbeitsabläufe
  • Verbindung zu einem Kartenterminal
  • Möglichkeit Preise selbst zu ändern oder auch abrufen zu können
  • Möglichkeit um Gutscheine zu erstellen und Rabatte oder Umtausch zu berücksichtigen
  • Druck von Bons und Rechnungen
  • die selbstständige Eingabe von neuen Produkten und deren Preise
  • Verbindung mit der Buchhaltung
  • Verbindung mit dem Warenwirtschaftssystems des Unternehmens
  • Erstellung von Rechnungen
  • Mögliche Zeiterfassung der Mitarbeiter beim Login und Log-out in das Kassensystem
  • Auswertung der täglichen und monatlichen Verkäufe durch detaillierte Aufstellungen die man abrufen kann
  • Erstellung des Tagesabschlusses durch die Mitarbeiter

Anwendung

Die Handelskasse wird eingesetzt um die alltäglichen Vorgänge im Handel zu vereinfachen. Dazu gehören verschiedene Abrechnungsvorgänge, mögliche Zusatzfunktionen und auch das Erstellen von Tagesabrechnungen zur besseren Kontrolle der getätigten Einnahmen.

Vorteile einer Handelskasse

  • Erstellung der Rechnungen wird vereinfacht. Rückgabesumme kann durch die Kasse errechnet werden
  • beim Verrechnen geschehen nicht mehr so viele Fehler, genauso wie bei der Geldrückgabe
  • dem Gesetz entsprechend werden Rechnungen erstellt, welche die Nettosumme, den MwSt. Satz und auch die Bruttosumme beinhalten
  • es besteht jederzeit die Möglichkeit einzelne Preise aufzurufen um den Kunden zu informieren, wenn ein Produkt nicht richtig gekennzeichnet worden ist
  • Handelskassen können mögliche Zusatzfunktionen wie eine Verbindung zur Buchhaltung oder dem Warenwirtschaftssystem besitzen, was andere betriebsinterne Vorgänge vereinfacht
  • unter Umständen ist auch zugleich eine Zeiterfassung für die Mitarbeiter möglich, was die Stundenabrechnungen dann auch einfacher macht

Nachteile einer Handelskasse

  • bei einigen Modellen ist eine Schulung der Mitarbeiter erforderlich, was zu Zusatzkosten führt
  • teuer in der Erstanschaffung

Welche Arten von Handelskasse gibt es?

Bei der Handelskasse kann man zwischen verschiedenen Modellen unterscheiden, die man einsetzen kann

Die offene Handelskasse

Man kennt die offene Ladenkasse auch unter dem Begriff Schubladenkasse. Denn diese wird nur manuell bedient. Sie ist nicht in der Lage irgendwelche Daten aufzuzeichnen. Hier wird die Kasse eigentlich nur genutzt um eine Summe einzugeben und ein Endergebnis errechnen zu lassen. Man muss bedenken, dass es dann erforderlich ist, eine Excel Tabelle zu führen, in welcher man mit einer Liste die täglichen Ein- und Ausgaben notieren muss um einen Überblick zu behalten. Die offene Ladenkasse findet man vor allem in kleinen Geschäften oder auch in einem Café vor.

Vorteile der offenen Handelskasse

  • ist günstiger in der Anschaffung als andere Modelle
  • man kann sie gut transportieren
  • sie benötigt keinen Anschluss an eine Stromquelle, wodurch man sie überall aufstellen kann

Nachteile der offenen Ladenkasse

  • es ist nicht möglich Daten auswerten zu können
  • eine ordentliche Kassenführung ist auch nicht möglich
  • alle notwendigen Belege müssen noch von Hand erstellt werden

Die Elektronische Registrierkasse

Bei der elektronischen Registrierkasse handelt es sich auch um ein recht einfaches Modell. Hier werden die Daten noch per Tastatur eingegeben oder auch durch einen Scanner erfasst. Die Kasse selbst besitzt aber schon eine Buchungs- und Recheneinrichtung, welche den Mitarbeitern hilft. Diese addiert die Eingaben der Produkte und erstellt eine entsprechende Rechnung, die durch das Ausdrucken eines Kassenbons für den Kunden belegt werden kann. Registrierkassen bieten zudem die Funktion, dass man sie mit einem Magnetstreifen- oder Chipleser verbinden kann damit auch eine Kartenzahlung möglich gemacht werden kann. Die Kassenbelege werden dann automatisch erstellt. Am Ende des Tages wird ein Z-Bon ausgedruckt, der den gesamten Tageseinnahmen Eingang, alle Stornos und alle Entnahmen aus der Kasse belegt. Dieser Z-Bon ist laut Gesetz mindestens 10 Jahre lang aufzuheben. Registrierkassen besitzen allerdings keinerlei Schnittstellen, welche es möglich machen würden sie mit anderen Geräten wie einem PC verbinden zu können. Dadurch bleiben sie in den gebotenen Funktionen doch noch eingeschränkt.

Vorteile der elektronischen Registrierkasse

  • Kartenzahlung wird möglich gemacht
  • Wechselgeld wird in der Geldlade aufbewahrt
  • Rechenfehler bei der Erstellung einer Rechnung werden vermieden

Nachteile der elektronischen Registrierkasse

  • es ist nicht mögliche weitere Funktion wahrzunehmen
  • die Registrierkasse hat einen enormen Papierverbrauch
  • der Zukauf von Bon Rollen ist immer erforderlich

Die PC Kasse

Computer spielen heutzutage eine große Rolle. Deshalb ist es nicht weiter verwunderlich, dass diese auch bei Kassen zum Einsatz kommen

Betrachtet man die PC-Kasse im direkten Vergleich mit der elektronischen Registrierkasse, darf man feststellen, dass die PC Kasse eine Möglichkeit zur Datenspeicherung bietet. Man kann die PC Kasse auf einem Computer oder auch auf einem Laptop zum Einsatz bringen. Dabei besitzen die Computer auch weitere Programme wie Windows die eine weitere Datenverarbeitung möglich machen. Die entsprechende Kassensoftware kann man im Idealfall bei Bedarf erweitern lassen. Bei den PC- Kassen gibt es noch einen weiteren Unterschied. Es gibt hier offene oder geschlossene Systeme.

Ein offenes PC- System zeichnet sich dadurch aus, dass man die Software und die Hardware separat erwerben kann. Das geschlossene System lässt sich daran erkennen, dass man alle Komponenten, also die Soft- und die Hardware beim gleichen Anbieter bezieht. Meistens sind diese Systeme nicht so anfällig für Fehler. Die Software allerdings wird an einen speziellen Anbieter gebunden, was dafür sorgt dass es nicht so einfach ist, sie mit anderen Systemen verbinden zu können.

Vorteile der PC- Kasse

  • Speicherkapazitäten können uneingeschränkt genutzt und bei Bedarf erweitert werden
  • man kann die PC-Kasse an ein Warenwirtschaftssystem anbinden, wenn die entsprechende Software vorhanden ist

Nachteile der PC-Kasse

  • mögliche PC- Ausfälle können ein Sicherheitsrisiko darstellen
  • Kosten sind recht hoch, da sowohl Hardware als auch Software gekauft werden müssen

Die POS Kasse

POS bedeutet „Point of Sale“. Hierdurch wird der Ort bezeichnet, an welchem man die Produkte eingibt und die Zahlungen der Kunden abwickelt. Dieses Kassensystem ist recht leistungsfähig, denn es wird genau auf die Bedürfnisse spezieller Berufsgruppen abgestimmt. Das Abrechnen, Kassieren und eine umfassende Dokumentation aller Vorgänge werden ermöglicht. Kleine Ladengeschäfte werden sich solche Kassen eher nicht kaufen, da sie doch recht kostenintensiv in der Anschaffung sind. POS Systeme sind aber die Ideallösung wenn man auch Verkauf über das Internet vornimmt. Denn hier sind einfache Kassensysteme nicht mehr ausreichend, da auch eine Shop Anbindung gegeben sein muss.

Vorteile des POS Systemes

  • Zusatzfunktionen sind nutzbar
  • eine Verbindung zu einem Onlineshop und dessen Abrechnungsvorgängen wird ermöglicht

Nachteile des POS Systemes

  • Schulungen und Einarbeiten sind erforderlich
  • Anschaffungskosten sind recht kostenintensiv

Die iPad Kasse

Möchte man sich eine iPad Kasse kaufen, muss man zunächst wissen, dass deren Betrieb nur durch ein spezielles Apple Tablet möglich ist. Hier wird mit entsprechenden Apps gearbeitet um das Kassensystem nutzen zu können.

Vorteile einer iPad Kasse

  • flexibel einsetzbar, da man es transportieren kann
  • Installation ist recht einfach

Nachteile einer iPad Kasse

  • Service ist nicht immer umfangreich

Worauf sollte ich beim Kaufen von Handelskasse achten?

Bereits vor dem Kaufen einer Handelskasse muss man sich einige Gedanken machen. Zunächst ist es wichtig, dass man sich darüber informiert welche Funktionen die mögliche Kasse denn besitzt. Durch diese können dann auch weitere betriebliche Vorgänge, neben dem Abrechnen und Zahlen enorm vereinfacht werden. Dazu zählen zum Beispiel die Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem oder die Buchhaltung. Manche Modelle ermöglichen auch eine Zeiterfassung der Mitarbeiter was die monatlichen Stundenabrechnungen deutlich vereinfacht. Gleichzeitig muss man sich überlegen, welches Kassensystem man sich denn überhaupt kaufen möchte. Je nachdem wird es deutlich einfacher die Vorgaben des Finanzamtes zu erfüllen und alle entsprechenden Belege bei einer Überprüfung vorlegen zu können. Man muss die Kasse leicht bedienen können und auch die Produkte selbstständig anlegen können. Wichtig bei Handelskassen ist auch die Möglichkeit zur Verbindung an externe Geräte wie ein Kartenterminal.

Auf welche Kaufkriterien sollte ich achten?

Möchte man sich eine Gastrokasse kaufen, so spielt der Hersteller durchaus eine wichtige Rolle. Denn dessen Wahl entscheidet auch darüber, inwieweit zusätzliche Serviceleistungen verfügbar sind. Gerade zu Beginn der Arbeit mit einer neuen Kasse kann es immer wieder zu Schwierigkeiten kommen, welche es notwendig machen, dass man einen Telefon Support nutzen muss. Dieser sollte in den Serviceleistungen enthalten sein und keine zusätzlichen Kosten verursachen.

Das Bedienen

Wer sich eine Kasse kaufen möchte, muss vor allem darauf achten, dass sie auch möglichst einfach zu bedienen ist. Denn wenn dies nicht der Fall ist muss man Schulungen der Mitarbeiter durchführen, was dann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein wird. Eine Handelskasse, die zu schwer zu bedienen ist, nutzt einem einfach nichts. Sie führt zu mehr Unklarheiten, als dass sie der Vereinfachung der Arbeitsabläufe dienlich wäre. Deshalb ist es hier ebenso wichtig, dass man auch im Notfall eine Rufnummer zum Hersteller hat um sich helfen lassen zu können.

Der Standort

Vor dem Kauf der Kasse muss man sich überlegen, wo man sie aufstellen möchte und wieviel Platz sie denn letztendlich beanspruchen darf.

Die eigene Produkteingabe

Gerade im Handel können sich Preise schnell ändern oder neue Produkte werden dem Sortiment hinzugefügt. Deshalb ist es wichtig, dass man selbstständig in der Lage dazu ist, Produkte eingeben und auch Preisänderungen vornehmen zu können.

Der Funktionsumfang

Vor dem Kaufen einer Handelskasse sollte man die möglichen Funktionen kritischer betrachten und auch mit dem Hersteller über mögliche Erweiterungen sprechen. Lässt man diese gleich mitinstallieren, werden später keine Zusatzkosten mehr fällig. Zunächst ist es natürlich wichtig, dass die einfachen Abrechen Funktionen ermöglicht werden und dass man den Z-Bon am Endes eines Tages ausdrucken kann. Zusätzlich kann aber auch eine Anbindung an das Warenwirtschaftssystem, die Zeiterfassung oder auch die Buchhaltung ermöglicht werden. Dies dient ebenfalls der Vereinfachung täglicher Arbeitsvorgänge.

Die Bescheinigung E131

Handelskassen sollten über eine E131 Bescheinigung verfügen. Diese dient als Beleg dafür, dass der Hersteller garantiert, dass die Handelskasse als gesetzlichen Bestimmungen erfüllt.

Die Serviceleistungen des Herstellers

Man muss dringend ermitteln, welche Serviceleistungen der Hersteller bietet, bevor man sich für ein Kassenmodell entscheiden kann. Telefon Support Service sollte gegeben sein, ohne dass dadurch zusätzliche Kosten entstehen.

Der Anschluss an externe Geräte

Gerade bei Handelskassen sind externe Geräte oftmals notwendig um den Geschäftsalltag durchführen zu können. Hierzu zählt eine direkte Verbindung der Kasse an ein Kartenterminal zur Kreditkartenabrechnung. Ebenso muss es möglich sein, einen Scanner einsetzen zu können um den Zahlungsverkehr und die Bedienung der Kunden schneller gestalten zu können.

Die Funktionen welche für die Angaben beim Finanzamt wichtig sein werden

Steuer-und Buchprüfungen haben in den letzten Jahren enorm zugenommen. Dabei kann es durchaus auch zu Überraschungsbesuchen kommen, bei denen man alle Unterlagen vorlegen können muss. Sobald man ein digitales oder auch ein elektronisches Kassensystem besitzt ist man auch verpflichtet die GoBD Ansprüche, die seit 2017 Gesetz sind, erfüllen zu können. Die offene Ladenkasse ist davon nicht betroffen. Eine lückenlose Dokumentation der Einnahmen, Ausgaben, Buchungen und Stornos muss jederzeit einsehbar sein. Es ist auch gesetzlich vorgeschrieben, dass man diese Daten für mindestens 10 Jahre jederzeit verfügbar und einsehbar aufbewahren muss.

Folgende Funktionen muss  die Handelskasse besitzen um den Anforderungen durch das Finanzamt gerecht werden zu können:

  • Erstellung von Originalbelegen
  • Bedienungsanleitung in Kassennähe
  • Erstellen von Einzelprotokollen, durch die ersichtlich ist welcher Verkäufer, welche Verkäufe getätigt hat
  • der tägliche Druck des Z- Bons, der alle Kassenvorgänge des Tages auflistet
  • Sicherungen gegen mögliche Manipulationen

Wenn die Kasse diese Funktionen nicht erfüllt und eine Prüfung durchgeführt wird, kann es ein Bußgeld bis 25.000 Euro erhoben werden.

  • Abrufen von Preisänderungen

Preis der Handelskasse

Beim Kaufen einer Handelskasse kann es schon zu deutlichen Unterschieden kommen, die man vor dem Erwerb genauer betrachten sollte. Die einfache Ladenkasse kann man schon ab einem Preis von 50 Euro erwerben. Die Registrierkasse kann bis zu 500 Euro kosten. Alle anderen Modelle können zwischen 2.000 und 5.000 Euro kosten. Hierbei muss man aber auch bedenken, welchen Nutzen und welche Zeitersparnis die jeweiligen Modelle einem bieten können.

Bekannte Hersteller von Handelskassen

  • Orderbird
  • Inventorum
  • Ready2order
Das Unternehmen Orderbird bietet verschiedenste Kassensysteme an, welche den heutigen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, welche durch das Finanzamt vorgegeben werden.
Inventorum bietet verschiedene Systemlösungen und Kassensoftware oder Hardware an. In den Kassensystemen findet man eine Buchhaltung, Kundenverwaltung, das Warenwirtschaftssystem oder die Möglichkeit zur Anbindung an einen Onlineshop vor.
Bei Ready2order hat man die Möglichkeit sich unterschiedliche Kassensysteme kaufen zu können. Man kann sowohl die Software als auch die Hardware bei dem Hersteller beziehen und externe Geräte oder Produkterweiterungen bei Bedarf erwerben.

Wo soll ich mein Handelskasse kaufen

Wer sich eine Handelskasse kaufen möchte, der kann den Einkauf entweder im Onlinehandel oder auch im Fachhandel durchführen. Je nach Wahl kann man dann eigene Vorteile genießen.

Handelskasse im Fachhandel kaufen

Entscheidet man sich dafür, dass man seine Handelskasse im Fachhandel kaufen möchte, dann muss man erst herausfinden, wo man ein Fachhandelgeschäft dafür finden wird. Zuvor sollte man die Ladenöffnungszeiten erfragen und dann muss man eine Anreise durchführen. Denn  derlei Fachhandelgeschäfte sind nicht überall vertreten. Beim Aufenthalt im Fachhandel kann man die Kassen optisch betrachten und sich bereits hier ein Bild der möglichen Größen der einzelnen Modelle machen, um den Platz zu ermitteln den man für das Aufstellen der Kasse benötigen wird. Man sollte die Gelegenheit wahrnehmen sich vom Fachhändler die unterschiedlichen Modelle und deren Funktionsumfang erklären zu lassen. Auch mögliche Erweiterungen und den Anschluss von externen Geräten sollen hier bereits besprochen werden. Es ist wichtig inwieweit der Hersteller auch nach dem Kaufen, noch Serviceleistungen wie einen Telefon Support anbietet. Zugleich muss man nach dem Kaufen auch den Transport der Kasse durchführen und sich um ein geeignetes Fahrzeug kümmern.

Handelskasse im Onlinehandel kaufen

Beim Einkauf eine Handelskasse im Onlinehandel, profitiert man schon einmal von dem Vorteil, dass man seine Handelskasse an jedem Tag zu jeder Uhrzeit kaufen kann. Allerdings sollte man keine voreiligen Entschlüsse fällen, sondern die einzelnen Modelle sehr genau prüfen, bevor man eine Kaufentscheidung fällt. Gerade die Funktionen spielen eine wichtige Rolle. Deshalb sollte man sich die Angaben der Hersteller sehr genau durchlesen. Immerhin kostet eine Handelskasse je nach Modell sehr viel Geld. Wer sich jetzt bereits für die Installation möglicher Zusatzfunktionen entscheidet, der spart später Kosten, welche durch eine nachträgliche Installation entstehen würden. Ebenso wichtig ist es zu berücksichtigen ob der Anschluss von externen Geräten wie einem Kartenterminal oder einem Scanner möglich sind. Diese sind im Fachhandel oftmals erforderlich. Des Weiteren spielt es eine Rolle, ob durch den Hersteller der Erstaufbau durchgeführt werden kann. Gleichzeitig sollten auch der Telefonsupport und mögliche Wartungskosten im Vorfeld eindeutig abgeklärt werden. Online hat man dann den Vorteil, dass das gewünschte Kassenmodell einem nach der Zahlung einfach und bequem nach Hause geliefert wird, ohne dass man sich selbst um einen Transport kümmern müsste. Ebenso von Vorteil ist die enorme Auswahl an Kassen und die Preisgestaltung Online, welche sich sehr vom Fachhandel unterscheidet und oft viel günstiger ausfällt.

FAQ

Wurde eine Handelskasse von der Stiftung Warentest getestet?

Bei der Stiftung Warentest liegen Test zum Thema: „Neue Regeln für Registrierkassen“ und Steuerhinterziehung vor. Das Thema der möglichen Kostenmanipulation wird in einem anderen Artikel ausgeführt.

Die GoBD und ihre Folgen für den Handel

Die GoBD beinhaltet die gesetzlichen Anforderungen, welche heutzutage an Handelskassen gestellt werden. Diese spielen vor allem dann eine Rolle, wenn eine Überprüfung durch das Finanzamt stattfindet. Besitzt man eine offene Ladenkasse, muss man diese Richtlinien nicht erfüllen, aber dennoch ein Kassenbuch führen dass alle Ein- und Ausgaben jeden Tages übersichtlich darstellt. Sobald man allerdings eine digitale oder auch elektronische Handelskasse besitzt ist die Einhaltung der GoBD verpflichtend für den Unternehmer.

Wichtig ist das alle relevanten Dokumente durch den Unternehmer für einen Zeitraum von 10 Jahren aufgehoben werden. Dazu zählen Kreditkartenbelege, Quittungen, Tagesabrechnungen die durch den Z-Bon ausgedruckt werden und auch die Belege von Stornierungen.

Besitzt man allerdings nur eine offene Ladenkasse muss man im Kassenbuch alle Bargeldeinnahmen- und Ausgaben festhalten. Man muss den Kassenbestand des Vortages notieren und einen täglichen handschriftlichen Kassenbeleg erstellen.  Hier ist es wichtig zu wissen, dass ein Kassenbericht und das Führen eines Kassenbuches unterschiedliche Angelegenheiten sind. Das Kassenbuch ist so aufgebaut, dass man hier zunächst das Datum eingeben muss. Man muss zudem eine Belegnummer erstellen und alles Eingaben und Ausgaben des Unternehmens festhalten. Hierzu zählen auch Bargeldentnahmen privater Natur durch den Unternehmer. Der Buchungstext muss genau darstellen, welcher Vorgang gerade getätigt worden ist. Dann erfolgt ein Eintrag in die entsprechende Spalte und die Endsumme wird immer festgehalten. Der Kassenbericht hingegen bezieht sich nur auf die Vorgänge der Kasse selbst. Dazu zählen Stornierungen, Datum, Anfangs- und Endbestand der Kasse am jeweiligen Tag und auch der Eintrag der jeweiligen Tageseinnahmen.

Fazit

Der Erwerb einer Handelskasse kann einem Unternehmen und vor allem dem Unternehme r selbst viele Vorteile bieten. Denn durch den Einkauf, kann man sich wertvolle Zeit sparen, weil die alltäglichen Arbeitsabläufe vereinfacht werden können. Selbst einfachste Kassenmodelle ermöglichen es den Mitarbeitern bereits Summen eingeben und diese zusammenrechnen zu lassen. Bei modernen Kassen findet man allerdings noch viele wertvolle Zusatzfunktionen vor. So kann man auch die Geldrückgabe berechnen lassen, wodurch Fehler beim Ausrechnen vermieden werden. Gleichzeitig kann man die Kasse so erweitern, dass man sie mit dem eigenen Warenwirtschaftssystem oder der Buchhaltung verbinden kann. Einige Modelle sind so konzipiert, dass sie beim Login oder Log-out der Mitarbeiter durch einen entsprechenden Code auch eine Zeiterfassung durchführen, was dann wertvolle Zeit bei den monatlichen Stundenabrechnungen einsparen kann.

Der Kauf einer Handelskasse sollte aber wohlüberlegt sein. Denn es gibt unterschiedliche Kassensysteme, welche auch verschiedene Vor- und Nachteile bieten können. Heutzutage ist bei einer Handelskasse besonders wichtig, dass sie alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllt, damit man jederzeit einer Prüfung durch das Finanzamt standhalten kann und keine Bußgelder auferlegt bekommt. Beim jeweiligen Kassenhersteller muss man zuvor abklären, ob man einen möglichen Telefonsupport kostenfrei nutzen kann, oder welche Kosten bei notwendigen Wartungsarbeiten entstehen würden. Die Handelskasse kann man sich im Fachhandel oder im Onlinehandel kaufen. Bei beiden Varianten sollte man den direkten Herstellerkontakt suchen um alle wichtigen Details der Funktionen vorher besprechen zu können. Nur so ist man in der Lage auch wirklich eine geeignete Wahl treffen zu können.